Jira & Confluence 
Bitrix24 Demasiados campos obligatorios
Cada pregunta obligatoria de más hace que alguien abandone. Exija solo lo necesario para decidir.
Solicitudes internas · un formulario en lugar de mensajes sueltos
Formulario de solicitud que recibe cada petición completa
Pregunte siempre lo mismo —quién, qué, por qué, para cuándo y con qué prioridad— y las solicitudes dejarán de llegar a medias por chat. Comparta un enlace; quien solicita no necesita cuenta.
Quien responde no necesita cuenta. Solo se registra usted para guardar su propio formulario y recibir las respuestas.
Ejemplo de formulario
Formulario de solicitud
Le tomará unos dos minutos. Su solicitud llega directamente al área que la atiende.
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1 Nombre completo · obligatorio
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2 Correo electrónico de trabajo · obligatorio
Le responderemos a este correo.
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3 Área o departamento
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4 Tipo de solicitud · obligatorio
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5 Describa su solicitud y el motivo · obligatorio
-
6 Fecha en que lo necesita
-
7 Prioridad · obligatorio
- Baja
- Normal
- Urgente
Ejemplo: desde esta página no se envían respuestas.
Crear un formulario como este
Al registrarse obtiene su propia copia de este formulario: solo las preguntas, sin respuestas. Recibirá un correo por cada respuesta nueva (si llegan varias a la vez, en un solo resumen); puede desactivarlo en la configuración del formulario. Quien responde no necesita cuenta.
Cuándo usarlo
Compras, accesos, equipo, vacaciones y capacitaciones llegan por correo, por chat o en el pasillo, y a cada una le falta algo distinto. Antes de decidir hay que volver a preguntar. El formulario de solicitud fija las preguntas: tipo de solicitud, descripción y motivo, fecha y prioridad. Se abre desde el enlace sin registro y todas las solicitudes quedan en una sola lista de respuestas.
Cómo usarlo
1
Defina los tipos de solicitud
Solo los que realmente atiende: compra, acceso a sistemas, equipo de trabajo, vacaciones o permiso, capacitación, otro.
2
Pida el motivo y la fecha
Una respuesta larga para qué se necesita y por qué, y una fecha límite. Con eso se ordena el trabajo.
3
Comparta un solo enlace
En el chat del equipo, la intranet o la firma de correo. No se necesita cuenta para responder.
4
Trabaje desde la lista de respuestas
Cada solicitud llega con los mismos campos. Recibirá un correo por cada solicitud nueva; si llegan varias juntas, en un solo resumen.
Ejemplo completado
El ejemplo pide nombre completo, correo de trabajo, área, tipo de solicitud, descripción con el motivo, fecha en que se necesita y prioridad. La pantalla final indica que el área responsable responderá al correo indicado.
Errores frecuentes
Sin prioridad ni fecha
Sin ellas todas las solicitudes parecen igual de urgentes y gana quien insiste más.
Seguir aceptando solicitudes por chat
Si se atienden por chat, el formulario se vuelve opcional. Responda con el enlace al formulario.
Preguntas frecuentes
¿Quien responde necesita una cuenta?
No. Con el enlace se abre el formulario en el navegador y se responde sin registrarse. Solo necesita cuenta quien crea su propia copia, la publica y recibe las respuestas.
¿El autor ve quién respondió?
El autor ve exactamente lo que cada persona escribió en el formulario y la hora de envío. No hay rastreo oculto de quienes responden.
¿Recibo un correo cuando alguien responde?
Sí. El autor recibe un correo por cada respuesta nueva con las primeras respuestas y un enlace a todas. Si llegan muchas a la vez, recibe un resumen en lugar de una avalancha. Puede desactivarlo en la configuración del formulario.
¿Qué copia «Crear un formulario como este»?
Solo las preguntas y su orden; nunca las respuestas. Al registrarse, la copia se abre en su espacio de trabajo, donde puede cambiar preguntas y publicarla.
¿Qué es «Made with Layers» debajo del formulario?
En el plan gratuito aparece un pequeño distintivo debajo del formulario. Enlaza al registro y no recopila datos de quien responde.
¿Sirve solo para vacaciones?
Sí, también: cree la copia, quite los otros tipos y agregue el inicio y el fin de las vacaciones como dos fechas.