Jira & Confluence 
Bitrix24 連絡しない
返事がないまま終わると、次に依頼したときに協力してもらえません。不採用こそ早めに連絡します。
相見積もり · ステップ4/4 · お断りの連絡
相見積もりの断り方と不採用メールの文例
まずお礼、次に「今回は他社様にお願いすることになった」という結論、最後に今後のお願いを書きます。他社の社名・金額・順位は伝えないのが基本です。
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送る:
まずはこの場で記入できます。アカウントが必要なのは、ワークスペースへの保存や共同編集を始めるときだけです。
- 1お礼から書く. 見積りやデモの準備にかけてもらった時間へのお礼を、最初の段落に書きます。
- 2結論ははっきり. 「誠に恐縮ではございますが、今回は他社様にお願いすることとなりました」と、見送りの結論を明確に伝えます。
- 3理由は自社の観点で. 伝えるなら「5年間の総費用や保守体制を含めて総合的に判断した」など、観点だけにします。他社の金額は書きません。
- 4約束した日までに全社へ. 依頼書で示した日までに、不採用の全社に送ります。内定先には社内決裁前であることが分かる書き方で連絡します。
この場面で使う
相見積もりに協力してくれた会社に、どう断ればいいか分からない。黙って連絡しないのは一番失礼で、他社の金額を伝えるのもトラブルのもとです。この文例はページ上で開けて、登録は不要です。不採用のご連絡、「他社はいくらでしたか」と聞かれたときの返信、選定先への内定のご連絡、送る前のチェックの4つがそろっています。各社への連絡はリンク付きのメールで送れます。
使い方
1
お礼から書く
見積りやデモの準備にかけてもらった時間へのお礼を、最初の段落に書きます。
2
結論ははっきり
「誠に恐縮ではございますが、今回は他社様にお願いすることとなりました」と、見送りの結論を明確に伝えます。
3
理由は自社の観点で
伝えるなら「5年間の総費用や保守体制を含めて総合的に判断した」など、観点だけにします。他社の金額は書きません。
4
約束した日までに全社へ
依頼書で示した日までに、不採用の全社に送ります。内定先には社内決裁前であることが分かる書き方で連絡します。
記入例
記入例は、複合機入替の相見積もりで選ばれなかった2社への連絡です。本体価格は安かったもののカウンター料金を含む総額で見送った会社への返信では、他社の金額は伝えずに、その会社自身の提案の課題だけを伝えています。
よくある失敗
他社の金額を教える
「○○社は○円でした」と伝えると、その会社との信頼を損ないます。聞かれても丁寧にお断りします。
理由をあいまいにしすぎる
何も伝えないと次の提案に生かせません。自社の提案のどこが課題だったかは、相手の分だけ伝えて構いません。
よくある質問
無料ですか？登録は必要ですか？
記入と閲覧は無料で、登録は不要です。ログインが必要なのは、自分の文書を保存・送付するときだけです。無料プランでは、リンクでの送付、月3件までの署名、「Made with Layers」の一行が入ったPDFが使えます。有料プラン（年払いで月12ドル、月払いで月15ドル）では、この一行のないdocx・PDF、署名の無制限、閲覧の分析（誰が開いたか、どれくらい見たか）、リマインダーが使えます。受け取った方は登録不要です。
メールと電話、どちらで断るべきですか？
まずメールで記録に残る形で伝え、関係の深い会社には電話でも一言添えると丁寧です。
他社の金額を聞かれたら？
「各社様との信頼関係に関わるため、お伝えいたしかねます」とお断りします。その会社自身の提案についてなら、課題を伝えても構いません。
いつまでに連絡すべきですか？
依頼書で示した結果連絡の日までに、採否にかかわらず全社に送ります。
Wordでダウンロードできますか？
はい。.docx ファイルとしてダウンロードでき、Microsoft Word で開けます。無料プランではファイルに「Made with Layers」の一行が入り、有料プランでは入りません。